Cómo hacer accesible un documento Word

Últimamente todo el mundo habla de la accesibilidad y podría pensarse que se trata de una moda. Sin embargo, todos deberíamos hacer un esfuerzo y considerarlo una necesidad, un requisito indispensable. Quizá no para nosotros ahora mismo, pero sí para otros y ¿quién nos asegura que en el futuro no podamos necesitar todas esas medidas? Pensad en los años que ha costado que todas las casas tengan una pequeña rampa para acceder a ellas (algunas, incluso tienen unos escalones antes de acceder a la rampa, viva el absurdo total) y luego lo bien que vienen para gente que usa silla de ruedas, carritos de bebés, carritos de la compra,...

Pero hoy vamos a hablar de otro tipo de accesibilidad: la relativa a los documentos Word. Aterricé por casualidad en un documento elaborado por Lourdes Moreno (@LurMoreno), que colabora en el grupo LaBDA del departamento de Informática de la Universidad Carlos III de Madrid, de enero de 2012. En él se aconsejan ciertas medidas para cuidar que todo el mundo pueda llegar a nuestro archivo y os voy a resumir las más importantes o llamativas. Por algo se empieza, así que cualquier cambio que llevemos a cabo es un avance en mi opinión.

Recomendaciones generales para facilitar la legibilidad:

• Es conveniente indicar el idioma del documento, algo indispensable para que, por ejemplo, los lectores de pantalla puedan interpretar correctamente nuestros textos. Si hay una cita en otro idioma, lo indicamos también. Esto se indica desde la barra de estado inferior o desde la pestaña Revisar > Idioma > Establecer idioma de corrección.
• En cuanto a la tipografía, lo recomendable es utilizar redondas, evitar la cursiva y utilizar la negrita con moderación y solo para destacar. Cuanto más clara sea la tipografía, mejor. Para ello podemos utilizar letras de la familia sans sérif (Arial, Verdana, etc.) y, además, asegurarnos de que el cuerpo de letra es suficiente como para leer el documento con comodidad incluso si se imprime (lo mejor, 12-18 puntos).
• Por lo que respecta a la elección de los colores de fondo o de nuestro texto, debe primar la legibilidad, así que vale la pena usar colores que contrasten. La mejor opción es ir a lo seguro: texto negro sobre fondo blanco, que siempre se leerá mejor que texto magenta sobre fondo verde, ¿o no?
• Por otro lado, una estructura coherente será vital para que todos entiendan el documento. Es recomendable utilizar los estilos de Word (que se pueden modificar) para los títulos y encabezados de sección. De esta manera, no habrá dudas sobre cómo has estructurado tu texto y además se podrá ver gracias a la función del Panel de navegación (a la que se accede desde la pestaña Vista). También debemos siempre paginar nuestro documento y utilizar los saltos de página y de sección y no los retornos de carro.
• En cuanto a las listas, hay que evitar utilizar asteriscos y guiones como elemento de separación. Utilicemos las funciones previstas del Word: los bolos (circulitos), números, tics,...
• Las columnas, tan utilizadas en artículos y ensayos, pueden ser obstáculos para las personas que acceden al documento mediante tecnologías de apoyo, por lo que lo ideal sería prescindir de ellas. Lo que nunca, nunca, hay que hacer es utilizar el tabulador y las tablas para simular columnas. Además, para que se diferencien bien las columnas, hay que dejar suficiente espacio en blanco entre ellas.
• Las tablas deberían ser lo más simples posible, sin celdas combinadas ni tablas dentro de otras tablas.
• Otro aspecto que debemos considerar es cómo presentamos los hipervínculos: debe quedar totalmente claro adónde enlazan y con qué objetivo los incluimos en nuestro documento. Esto lo conseguiremos mediante el ancla o texto del enlace, además de mediante el contexto. Así pues, hay que evitar fórmulas como «Leer más» o «Más información», porque puede no quedar claro a qué nos referimos. Una buena alternativa sería «Para leer el documento original sobre cómo crear un documento Word accesible, haz clic aquí». Pensad que el objetivo es que no se pierda el foco de atención y que cualquier persona pueda orientarse perfectamente en nuestro documento.

Seguro que a estas alturas ya os estabais preguntando cómo reciben las personas con discapacidad visual los elementos visuales de nuestros documentos, como las imágenes, gráficos y esquemas. Además de intentar que los recursos visuales sean lo más limpios y claros posible, tenemos que procurar que toda esa información puedan recibirla igualmente, y esto se consigue a través del texto alternativo, que hay que incluir siempre que la imagen no sea puramente decorativa y transmita alguna información (por ejemplo, para una imagen de fondo en un PowerPoint podríamos prescindir del texto alternativo en según qué casos).

Por supuesto, debemos tratar de no emplear imágenes de texto (como una captura de pantalla de un esquema) siempre que podamos evitarlo (en el caso del ejemplo, podríamos copiar el texto). Si se trata de un gráfico que contiene mucha información, obviamente el texto alternativo que ofrezcamos deberá ser más extenso de lo habitual. Para redactarlo, Lourdes Moreno recomienda pensar en cómo se describiría la imagen a alguien por teléfono, conservando siempre un punto de vista objetivo. El texto alternativo se incluye haciendo clic con el botón derecho sobre la imagen en cuestión > Formato de imagen > Texto alternativo.

Quizá el cambio de chip más importante que debamos hacer es el de no utilizar características visuales para matizar o subrayar la información. Me explico: nada de subrayar en amarillo lo más importante, en rojo los cambios realizados (para esto existe la opción de Control de cambios) o hacer referencia a la imagen más pequeña. Para destacar existe la negrita y seguro que podemos hablar de la imagen del coche y diferenciarla así de la de la moto en vez de hacer referencia al tamaño de las fotos.

Por último, y esto es lo que más me ha sorprendido, el propio programa, desde la versión de 2010, es capaz de evaluar en qué medida es nuestro documento accesible. Para comprobarlo: Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Comprobar accesibilidad.

¿Os habíais planteado alguna vez hacer vuestros documentos accesibles para personas con discapacidad visual? La verdad es que son muy sencillitos y no parece que demanden mucho esfuerzo por nuestra parte, todo será probar. =)